30/01/2023 - 16:46
Apesar de se acreditar que as pessoas de sucesso são extrovertidas e comunicativas, existem grandes líderes conhecidos por serem tímidos e introvertidos. Em comum entre eles está uma habilidade pouco valorizada, principalmente nos dias de hoje, a escrita clara e estratégica.
Quem defende essa tese é a neurocientista da Universidade de Harvard, nos Estados Unidos, Juliette Han. Em artigo para a CNBC, ela relatou sobre sua própria dificuldade em se comunicar, como superou esse obstáculo e ofereceu 5 dicas para melhorar a habilidade.
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“Sempre fui introvertida. Quando consegui meu primeiro emprego, depois de obter meu doutorado em neurociência, fiquei preocupada com a dificuldade de me comunicar com os outros”, escreveu Han.
A neurocientista ainda deixa claro que a habilidade é importante seja qual for o seu setor de atuação, aumentando sua confiança nas interações com outras pessoas. Confira as dicas:
1 – Escolha o formato certo para sua mensagem
Antes de comunicar uma ideia ou demanda, é importante escolher o melhor formato para entregar suas informações. Para compartilhar informações com dados complexos, exibi-los em gráficos ou imagens, como num Power Point, pode ser a melhor escolha.
Um e-mail detalhado é indicado para anunciar decisões de gerenciamento. Bullet points são uma ótima maneira de fazer com que os leitores se concentrem e assimilem as informações. Você também pode usar o método “STAR”: apresentando os pontos em situação, tarefa, ação e resultado. Para atualizações ou feedback, um e-mail curto ou uma conversa rápida é suficiente.
2 – Evite o jargão da indústria
Não importa o quão universal seja o termo, evite o uso de jargões ou siglas do setor. Lembre-se que a linguagem clara e simples é a maneira mais eficaz de articular tópicos complexos. O uso de gráficos ou analogias é um bom caminho para mostrar seu ponto de vista. “Um dos melhores exemplos que já vi disso foi quando um executivo projetou sua apresentação anual de estratégia financeira para imitar um livro infantil”, contou Han.
3 – Reduza o esforço que o público precisa fazer
As pessoas são bombardeados com e-mails e documentos o dia todo. Dessa forma, antes de enviar qualquer coisa:
- Lembre o por que você está entrando em contato (por exemplo, “sobre a reunião de ontem…”);
- Formate o e-mail para facilitar a leitura nas telas do telefone (por exemplo, frases curtas com marcadores).
- Utilize os itens de ação para chamar a atenção (por exemplo, “os próximos passos são…”, “o prazo é…”);
- Se sua mensagem for longa, passar de uma página, anexe um documento separado e use o e-mail para fornecer destaques;
- Não presuma que o público tenha o mesmo contexto que você. Utilize informações básicas para trazer todos para a mesma linha de partida.
4 – Mostre seu processo de trabalho
Ao lidar com um tópico controverso (por exemplo, alocar um orçamento ou reestruturar um departamento da empresa), conduza os leitores através de seu processo de pensamento. “Essa estratégia gera confiança e mostra às pessoas que você é minucioso, pode combinar várias perspectivas diferenciadas e pode fornecer um contexto importante quando se trata de grandes decisões”, explica.
5 – Escreva com precisão
E por último, Juliette Han aponta alguns cuidados importantes antes de enviar qualquer coisa:
- Não seja desleixado. Verifique se há erros de digitação, gramática e consistência nos números;
- Evite piadas e humor desnecessários. Eles não traduzem bem por escrito, especialmente com pessoas que não o conhecem;
- Faça o exercício de remover o máximo possível de palavras, frases e até ideias inteiras. Então pergunte: “Minha tese ainda está de pé?”;
- Essencialmente, você deve tratar as palavras como a moeda valiosa que elas são.
